Efficiënter documentbeheer met deze vier stappen

Efficiënter documentbeheer met deze vier stappen
Efficiency verhogen.

In de praktijk komt efficiency neer op het centraal opslaan van gegevens. In meerdere applicaties kun je deze gegevens vervolgens opvragen, bewerken en weer opslaan. Zo hebben je medewerkers ten alle tijde toegang tot de recente documenten, met een documentmanagementsysteem in de cloud. Er wordt zo voorkomen dat er meerder versies in omloop zijn van een bepaald document. Bij stap 3 komen we pas bij de aanschaf van zo’n systeem. Begin daarom bij stap 1 op weg naar efficiency.

Stap 1: bewustwording

De eerste stap is bewustwording. Al je medewerkers moeten erachter staan om op een nieuwe manier te gaan werken. Leg ze uit dat het werk dat ze doen slimmer kan om klantverlies te voorkomen en kosten te drukken. Door het centraal bewaren van informatie, zullen er minder fouten gemaakt worden en kost het minder tijd om informatie te zoeken. Belangrijk is de bewustwording van alle voordelen die een documentmanagementsysteem biedt. Dit helpt bij de acceptatie van het nieuwe werken.

Stap 2: voorbereiding

Goed voorbereid zijn is het halve werk. De perfecte gelegenheid om flink op te ruimen. Alles goed nakijken wat nog relevant is en het systeem in kan en wat de prullenbak in kan. De wettelijke bewaartermijn van administratieve gegevens is 7 jaar, dus ouder materiaal kan weg. 

  • Inventariseren documentatie (waar is wat).
  • Document categorieën definiëren en een helder structuur.
  • Uitzoeken welke documentatie uitzoeken je wilt bewaren in een documentmanagementsysteem.
  • Vaststellen wie er toegang moet hebben tot welke informatie.
  • Bepalen met welke systemen een koppeling moet komen.
  • Ga verder met de volgende stap na deze voorbereiding.

Stap 3: een documentmanagementsysteem selecteren

Aan beschikbare systemen is een ruime keuze. Er zijn hele uitgebreide tools en systemen die alleen als digitale archiefkast dienen. Bepaal welke voor jou de beste keuze is. Het is handig dat je bij je keuze nagaat of het systeem dat je kiest in de cloud draait en geschikt is voor smartphones en tablets. Dat is erg handig wanneer je bij de klant bent.

Aan een systeem dat niet integreert met andere systemen heb je niets. Het heeft pas echt een toegevoegde waarde wanneer de informatie in je documentmanagementsysteem ook realtime beschikbaar is in alle systemen waarmee dagelijks gewerkt wordt. Betrek je medewerkers bij het selectietraject, wat voor wensen hebben ze. 

Stap 4: het systeem inrichten

Ga het systeem inrichten volgens de voorbereiding van stap 2. Dan ben je van een goede en soepele ingebruikname verzekerd. Groot voordeel van een systeem in de cloud is dat het snel gaat met het inrichten. Stap voor stap helpt het systeem je. Je hoeft dus geen dure consultants in te huren. Ga het systeem uitleggen aan je medewerkers en benadruk de voordelen.

Het is noodzakelijk om draagvlak bij je medewerkers te hebben om efficiënter te werken. Ze moeten weten hoe ze documenten kunnen linken aan taken, transacties en opdrachten. Hierdoor zijn gegevens altijd beschikbaar. De basis voor hogere efficiency is een goede inrichting en uitleg. Je kunt klanten daardoor echt beter helpen.

Bron: Exact

Reacties zijn gesloten.