Inkoopfacturen geautomatiseerd boeken en fiatteren met ScanSys


ImageCapture van Scansys digitalisering inkoopfacturenEr zijn een aantal belangrijke voordelen te onderscheiden, wanneer een factuur geautomatiseerd het fiatteringsproces doorloopt met ScanSys.

Hieronder zullen we de 7 voordelen beschrijven van geautomatiseerd fiatteren.

Gelijk inzicht in de kosten

Zodra een factuur met scanning software verwerkt wordt, zal de boeking geblokkeerd aangemaakt worden in de administratie. Hierdoor worden direct de kosten geregistreerd, maar is er geen risico dat de factuur betaald wordt zonder gezien te zijn.

Automatisering geeft meer productiviteit

Doordat facturen niet rondgebracht hoeft te worden (of via de post verstuurd) en vervolgens na gebeld moet worden, zal op uw administratie de workload afnemen en kunt u uw administratieve medewerkers productiever in gaan zetten.

Fiatteur automatisch bepalen

Een workflow wordt automatisch opgestart of een bericht wordt naar de betrokken medewerker verstuurd, zodat ze erop worden gewezen dat er een factuur moet worden goedgekeurd. Wie goedkeuring moet geven aan de factuur kan per grootboekrekening, crediteur of  aan de hand van vastgelegde informatie automatisch bepaald worden.

Paperless office met ScanSys

Door het automatiseren van de fiattering van uw facturen worden documenten gedigitaliseerd, waardoor ze niet meer op papier overal naartoe gestuurd hoeven te worden ter goedkeuring. De archivering van het document verloopt ook digitaal.

Status factuur overzicht

Zodra er vanuit de leverancier vragen komen over de betaling van de factuur, is de medewerker in staat om makkelijk het systeem in te zien in welke fase de factuur van het fiatteringsproces zich bevindt.

Bij de factuur opmerkingen plaatsen

Tijdens het beoordelen van een factuur kan gelijk opgemerkt worden wanneer deze niet akkoord is. Dan wordt e factuur bijvoorbeeld teruggezet naar de administratie. Tijdens het goedkeuringsproces kan door de fiatteur worden opgemerkt wanneer de financiële mutatie gecorrigeerd moet worden. Na goedkeuring wordt de complete audit trail bij het digitale document bewaard.   

Proces verloopt sneller met ScanSys

Het geautomatiseerde goedkeuringsproces is niet alleen transparant, het gaat ook sneller. Bij een snelle betaling kunt u daardoor een betalingskorting afspreken met uw leverancier.

Procesverbetering en automatisering van begin tot eind (binnenkomst t/m betaling)

Van groot belang bij een goedlopend automatisch fiatteringsproces is de wijze van het invoeren van de facturen. Als eerste moeten documenten worden gedigitaliseerd of geïmporteerd vanuit mail of portal, pas dan kan de geautomatiseerde fiattering plaatsvinden. Door gebruik van slimme scanning software is dit mogelijk. Deze oplossing ervoor dat data automatisch wordt onttrokken aan het document. Vervolgens wordt een automatisch boekingsvoorstel gegenereerd. Het is belangrijk dat het proces van invoer en ontvangst van facturen zo efficiënt mogelijk is ingeregeld, des te soepeler verloopt de verdere verwerking.   

Voor dit doeleind wordt ScanSys (ImageCapture software) op veel financiële administraties ingezet. Bij het boeken en uitlezen van facturen maakt de software gebruik van geavanceerde technologieën. De facturen worden zeer nauwkeurig uitgelezen, mede dankzij zeer goede integratie met het achterliggende financiële systeem. De basis voor het automatisch gegenereerd boekingsvoorstel is de data uit het achterliggende systeem, daar worden zaken als projectcodes, grootboekrekening en kostenplaats uit de administratie opgehaald. Bij dit voorstel wordt ook automatisch de juiste fiatteur geselecteerd. ImageCapture sluit naadloos aan wanneer uw financiële systeem over een eigen workflow applicatie beschikt voor de fiattering van facturen. Gebruik maken van de ImageCapture Web client voor geautomatiseerde fiattering van uw facturen is ook een mogelijkheid.

Reacties zijn gesloten.