Deze 4 procesverbeteringen leveren uw organisatie winst en groei op

 

1. Het Logistieke proces

Alles draait bij logistiek om de correcte inhoud van het juiste product, op het correcte moment en plek, voor de gepaste prijs, in de goede conditie, bij de klant waar het bij past.

Door het integreren van voorraadbeheer, logistiek, relatiebeheer (CRM) en boekhouding, ontstaat in de hele toeleveringsketen realtime inzicht.

Doordat moderne handelsbedrijven een gedetailleerd inzicht hebben in hun cyclus zijn ze succesvol. De cyclus houdt in; vanaf de offerte tot aan de betaling. Zo heb je inzicht in de voorraadniveaus en wat er verkocht wordt. Hierdoor weet je altijd hoe je ervoor staat. Een mooie eigenschap van online systemen is dat ze makkelijk te implementeren zijn en op elke plek dan ook te gebruiken zijn via tablet, smartphone en pc. Je kunt zelfs een automatische melding ontvangen, wanneer de voorraad onder een bepaald niveau valt. Je hebt ten alle tijde toegang tot overeenkomsten met klanten en leveranciers, dankzij bedrijfssoftware in de cloud.

2. Magazijnbeheer

Het is van belang dat er in het magazijn geen knelpunten zijn. Snellere levertijden worden immers door klanten geclaimd. Het proces moet in alle sectoren zijn geautomatiseerd. Menselijke fouten worden zo beperkt. Het is zaak om efficiënter te werken en het proces te automatiseren. Mogelijke oplossingen zijn magazijnbeheersystemen oftewel WMS (warehouse management systems).

Kleinere handelsondernemingen kunnen door de komst van cloudsoftware van deze voordelen profiteren. Een volledige controle over de opslag, uitlevering, verzending en ontvangst wordt met de nieuwe generatie magazijnsbeheersystemen mogelijk voor een vast tarief per maand. Je krijgt een compleet overzicht van je bedrijf door het integreren van order-, inkoopbeheerinformatie en voorraad. Zodoende kunnen doordachte beslissingen effectiever en makkelijk op elk moment en op elke locatie genomen worden.

3. Ketensamenwerking

Bij het succes van je bedrijf spelen de betrokken relaties en de efficiency van je toeleveringsketen een belangrijke rol. Zodra communicatie met partners geautomatiseerd verloopt, nemen nauwkeurigheid en snelheid flink toe. Door gebruik van bedrijfssoftware in de cloud, vergemakkelijk je de samenwerking van klanten en distributeurs in iedere fase van de toeleveringsketen. Dat is mogelijk dankzij realtime inzicht in de voorraden van alle ketenpartners, 24/7 en vanaf elk gewenste locatie.

Het is zeker van belang dat je realtime kunt communiceren, wanneer het magazijnbeheer is uitbesteedt. Je reduceert snel je administratietijd door te automatiseren. Tevens zorg je voor ruimere marges.

4. Je bedrijfsprocessen verbinden

Dankzij het gebruik van de juiste online bedrijfssoftware ben je in realtime op de hoogte van wat er speelt binnen je bedrijf. Zo kun je altijd de juiste beslissingen maken, door te beschikken over  volledige informatie en activiteiten binnen je bedrijf. Overal waar je bent heb je inzicht in voorraad, bestellingen, openstaande betalingen, winst- en verliesrekening via smartphone of pc.

Al je processen wordt met Cloud software verbonden en bovendien is het schaalbaar. Je kunt IT-capaciteit makkelijk opschalen bij toenemende handel. Als het even minder gaat dan kun je makkelijk je capaciteit verminderen. Je betaald alleen voor wat je gebruikt. Je wordt niet in een wurggreep gehouden door enorme investeringen.

Video

Demo video – Verkooporders scan-en-herken met ImageCapture van Scan Sys voor Exact Globe

ImageCapture genereert met behulp van deze informatie, automatisch orderregels die verder naar wens verrijkt kunnen worden. Zo kunnen kopgegevens gelijk worden aangepast, zoals afwijkende lever- of factuuradressen.

De verkooporder wordt na akkoordbevinding in Exact Globe aangemaakt. ImageCapture kan uw klant automatisch een notificatie bericht sturen, om te bedanken voor de bestelling. De bevestiging wordt tevens administratieve verwerkt. Vanuit diverse invalshoeken is het digitale orderdocument opvraagbaar, deze wordt namelijk gelijk gekoppeld aan de verkooporder.

 

 

 

 

Video

Demo video – ImageCapture van Scan Sys voor Exact Globe of Exact Online

 

 

Inkoopfacturen scan-en-herken en fiatteren met ImageCapture

 

De voordelen van Scan Sys voor u op een rij:

  • Handmatige fouten tijdens het boeken zijn verleden tijd
  • Een tijdsbesparing van 50 tot 80% door een snellere verwerking
  • Geen papieren archief nodig, documenten zijn direct digitaal beschikbaar
  • Volledige integratie met Exact Globe of Exact Online, gecertificeerde koppeling met Exact
  • Vergaande herkenning op kop- en regelniveau
  • Wijzigen van crediteur- en debiteurgegevens in ImageCapture
  • Op het aantal documenten of administraties zit geen limiet
  • Verwerken van verkooporders, verkoopfacturen, inkoopfacturen en overige documenten
  • Workflow via Exact Synergy of via Web Client van ImageCapture (bij de prijs inbegrepen), status is direct opvraagbaar vanuit Exact Globe

 

Orbis TaskCentre kan MS Exchange koppelen met Exact Synergy

MS Exchange Connector Tool heeft de volgende integratie mogelijkheden:

  • Er zijn meerdere Exchange servers te koppelen
  • Er is op de Exchange server geen aparte installatie en forwarding nodig
  • Mogelijkheden om terug te schrijven naar Exchange
  • Meerdere mailboxen kunnen worden uitgelezen in 1 taak en in 1 run
  • U kunt nog veel meer processen en informatiestromen automatiseren

De volgende onderdelen kunnen we synchroniseren met de MS Exchange Connector Tool:

  • Kalenderitems Denk dan aan vakantiedagen, sales meetings, afspraken, etc…
  • Taken De todo’s uit het ERP-systeem worden automatisch met todo’s in Outlook gesynchroniseerd
  • Contacten In Outlook worden contactpersonen afkomstig uit andere applicaties beschikbaar gesteld
  • E-mails E-mails die binnenkomen kunnen automatisch als workflow verzoek geregistreerd worden in het ERP-systeem. Eventueel daaraan gekoppeld het e-mail bericht als document.
  • Inkoopfacturen kunnen vanuit mail ingelezen worden en als document aangemaakt worden in de boekhouding.

Inkoopfacturen geautomatiseerd boeken en fiatteren met ScanSys


ImageCapture van Scansys digitalisering inkoopfacturenEr zijn een aantal belangrijke voordelen te onderscheiden, wanneer een factuur geautomatiseerd het fiatteringsproces doorloopt met ScanSys.

Hieronder zullen we de 7 voordelen beschrijven van geautomatiseerd fiatteren.

Gelijk inzicht in de kosten

Zodra een factuur met scanning software verwerkt wordt, zal de boeking geblokkeerd aangemaakt worden in de administratie. Hierdoor worden direct de kosten geregistreerd, maar is er geen risico dat de factuur betaald wordt zonder gezien te zijn.

Automatisering geeft meer productiviteit

Doordat facturen niet rondgebracht hoeft te worden (of via de post verstuurd) en vervolgens na gebeld moet worden, zal op uw administratie de workload afnemen en kunt u uw administratieve medewerkers productiever in gaan zetten.

Fiatteur automatisch bepalen

Een workflow wordt automatisch opgestart of een bericht wordt naar de betrokken medewerker verstuurd, zodat ze erop worden gewezen dat er een factuur moet worden goedgekeurd. Wie goedkeuring moet geven aan de factuur kan per grootboekrekening, crediteur of  aan de hand van vastgelegde informatie automatisch bepaald worden.

Paperless office met ScanSys

Door het automatiseren van de fiattering van uw facturen worden documenten gedigitaliseerd, waardoor ze niet meer op papier overal naartoe gestuurd hoeven te worden ter goedkeuring. De archivering van het document verloopt ook digitaal.

Status factuur overzicht

Zodra er vanuit de leverancier vragen komen over de betaling van de factuur, is de medewerker in staat om makkelijk het systeem in te zien in welke fase de factuur van het fiatteringsproces zich bevindt.

Bij de factuur opmerkingen plaatsen

Tijdens het beoordelen van een factuur kan gelijk opgemerkt worden wanneer deze niet akkoord is. Dan wordt e factuur bijvoorbeeld teruggezet naar de administratie. Tijdens het goedkeuringsproces kan door de fiatteur worden opgemerkt wanneer de financiële mutatie gecorrigeerd moet worden. Na goedkeuring wordt de complete audit trail bij het digitale document bewaard.   

Proces verloopt sneller met ScanSys

Het geautomatiseerde goedkeuringsproces is niet alleen transparant, het gaat ook sneller. Bij een snelle betaling kunt u daardoor een betalingskorting afspreken met uw leverancier.

Procesverbetering en automatisering van begin tot eind (binnenkomst t/m betaling)

Van groot belang bij een goedlopend automatisch fiatteringsproces is de wijze van het invoeren van de facturen. Als eerste moeten documenten worden gedigitaliseerd of geïmporteerd vanuit mail of portal, pas dan kan de geautomatiseerde fiattering plaatsvinden. Door gebruik van slimme scanning software is dit mogelijk. Deze oplossing ervoor dat data automatisch wordt onttrokken aan het document. Vervolgens wordt een automatisch boekingsvoorstel gegenereerd. Het is belangrijk dat het proces van invoer en ontvangst van facturen zo efficiënt mogelijk is ingeregeld, des te soepeler verloopt de verdere verwerking.   

Voor dit doeleind wordt ScanSys (ImageCapture software) op veel financiële administraties ingezet. Bij het boeken en uitlezen van facturen maakt de software gebruik van geavanceerde technologieën. De facturen worden zeer nauwkeurig uitgelezen, mede dankzij zeer goede integratie met het achterliggende financiële systeem. De basis voor het automatisch gegenereerd boekingsvoorstel is de data uit het achterliggende systeem, daar worden zaken als projectcodes, grootboekrekening en kostenplaats uit de administratie opgehaald. Bij dit voorstel wordt ook automatisch de juiste fiatteur geselecteerd. ImageCapture sluit naadloos aan wanneer uw financiële systeem over een eigen workflow applicatie beschikt voor de fiattering van facturen. Gebruik maken van de ImageCapture Web client voor geautomatiseerde fiattering van uw facturen is ook een mogelijkheid.