E-mailen van digitale facturen met Orbis TaskCentre

Digitaal factureren in uw huisstijl

Digitaal factureren is met Orbis TaskCentre een fluitje van een cent. Het levert u het volgende op: tijdwinst, een professionele uitstraling en uw facturen worden sneller betaald.

Deze korte video toont het automatische proces van digitaal factureren. Een factuur wordt gegenereerd en als PDF bijlage in de e-mail opgenomen. Orbis TaskCentre verstuurd de e-mails automatisch naar alle klanten. Vervolgens worden de e-mails en PDF facturen ook automatisch digitaal gearchiveerd in het Document Management Systeem.

Exact ICL – Intercompany Logistics met Orbis TaskCentre

Met Intercompany Logistics (ICL) kun je transacties tussen verschillende administraties automatiseren. Het aantal handmatige acties neemt hierdoor af.  Normaal gesproken worden alle transacties dubbel ingevoerd, met ICL is dat maar één keer nodig.

ICL is ideaal wanneer er twee of meerdere administraties van toepassing zijn (één voor de verkoop en de ander voor de voorraad). Orders hoeven niet meer dubbel ingevoerd te worden. Onderling geen handmatige facturatie. Daarnaast is er aansluiting tussen beide administraties.

Intercompany Logistics (ICL)

Hoe Intercompany Logistics werkt

Een verkooporder wordt geregistreerd op het verkoopkantoor. Vervolgens wordt deze automatisch als inkooporder aangemaakt in de administratie van het centrale magazijn. De order kan direct geleverd worden aan de klant of aan het verkoopkantoor. Vervolgens kan het verkoopkantoor de klant factureren. Er wordt automatisch een bestelling en inkoopfactuur aangemaakt tijdens dit hele proces.

Scenario’s

Er zijn verschillende scenario’s waarbij je gebruik kunt maken van ICL:

  • Verkoop ? Twee bedrijven; één is voorraadhoudend (magazijn) en de ander is het verkoopkantoor. Bijvoorbeeld een verkoopkantoor in Duitsland wil wel de Nederlandse producten verkopen, maar deze producten niet op voorraad houden. Het bedrijf in Duitsland wil dus alleen inkopen vanuit Nederland en de klant de factuur sturen. Nederland verzorgt de levering naar de Duitse klant.
  • Inkoop ? Twee bedrijven; één is voorraadhoudend (hoofdmagazijn) en de ander is het verkoopkantoor met een eigen magazijn. Bijvoorbeeld een verkoopkantoor in Duitsland dient haar voorraad in te kopen bij het hoofdmagazijn in Nederland. Het Duitse verkoopkantoor levert zelf de producten aan de klant.
  • Één centrale magazijn locatie met meerdere verkoopkantoren
  • Twee centrale magazijn locaties die ook van elkaar kopen ? Beide bedrijven hebben dan zowel een Centrale magazijn administratie als een Verkoop-/Inkoop administratie.
  • Één verkoopkantoor, één hoofdmagazijn en één productiecentrum ? Het bedrijf produceert zijn eigen producten, die worden opgeslagen in het hoofdmagazijn en worden verkocht via het verkoopkantoor (drie-staps ICL).

Koppelingen specifiek voor uw situatie

Het is soms nodig specifieke koppelingen te ontwikkelen die op maat zijn gemaakt voor uw situatie. Het is de moeite waard om een koppeling te maken als dit u veel tijd bespaart en een kostenreductie oplevert.

Met behulp van Orbis TaskCentre hebben wij ervaring om transacties tussen verschillende databases te integreren. Hierdoor worden veel dubbele handelingen overbodig. Dit voorkomt fouten en levert een enorme tijdwinst op.

Wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen? Bel dan voor een afspraak met 06-34693196, of laat uw gegevens achter op het contactformulier.

Uw email (verplicht)

Bel mij op nummer (invullen als u gebeld wilt worden)

Uw vraag

Orbis TaskCentre automatiseert processen icm Exact Globe en Synergy

BPM advies


Business Proces Management is een vak apart. Waar het op neer komt, is dat wij u kunnen helpen bij de automatische uitvoering van en controles op werkzaamheden die in de software veel gedaan worden. Dat is mogelijk met Orbis TaskCentre, het strategisch BPM platform.

Wij beschikken over uitgebreide kennis en ervaring met het automatiseren en optimaliseren van processen in de volgende gebieden: CRM, klant-interactie, Logistiek, productie, HRM en administratie.

We kunnen u advies geven over de manier hoe IT de bedrijfsprocessen kan administreren en ook (gedeeltelijk) automatisch kan uitvoeren.

Implementatie Orbis

Wat wel en niet kan in Orbis, kunnen we u allemaal vertellen. Ook duidelijkheid scheppen over de doorlooptijd en de kosten die het met zich meebrengt. We komen bij u voor de implementatie en ondersteuning die nodig is.

We garanderen dat ons advies werkt, nadat er een goede inventarisatie heeft plaatsgevonden.

Rapportages in maatwerk

In veel gevallen zetten klanten Orbis in om data (veelal uit verschillende systemen) om te zetten naar informatie. 

Wij kunnen rapportages maken voor u en die volledig automatisch aanleveren. Dit geeft u inzicht op basis van stuurinformatie die u wenst.

Koppelingen

Het is soms nodig systemen te koppelen die eigenlijk niet te koppelen zijn. Het is de moeite waard om een koppeling te maken als de gecombineerde informatie belangrijk is.

Met behulp van Orbis TaskCentre kunnen zij systemen koppelen. Dit voorkomt fouten en levert een enorme tijdwinst op.

Wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen? Bel dan voor een afspraak met 06-34693196, of laat uw gegevens achter op het contactformulier.

Uw email (verplicht)

Bel mij op nummer (invullen als u gebeld wilt worden)

Uw vraag

 

Deze 4 procesverbeteringen leveren uw organisatie winst en groei op

 

1. Het Logistieke proces

Alles draait bij logistiek om de correcte inhoud van het juiste product, op het correcte moment en plek, voor de gepaste prijs, in de goede conditie, bij de klant waar het bij past.

Door het integreren van voorraadbeheer, logistiek, relatiebeheer (CRM) en boekhouding, ontstaat in de hele toeleveringsketen realtime inzicht.

Doordat moderne handelsbedrijven een gedetailleerd inzicht hebben in hun cyclus zijn ze succesvol. De cyclus houdt in; vanaf de offerte tot aan de betaling. Zo heb je inzicht in de voorraadniveaus en wat er verkocht wordt. Hierdoor weet je altijd hoe je ervoor staat. Een mooie eigenschap van online systemen is dat ze makkelijk te implementeren zijn en op elke plek dan ook te gebruiken zijn via tablet, smartphone en pc. Je kunt zelfs een automatische melding ontvangen, wanneer de voorraad onder een bepaald niveau valt. Je hebt ten alle tijde toegang tot overeenkomsten met klanten en leveranciers, dankzij bedrijfssoftware in de cloud.

2. Magazijnbeheer

Het is van belang dat er in het magazijn geen knelpunten zijn. Snellere levertijden worden immers door klanten geclaimd. Het proces moet in alle sectoren zijn geautomatiseerd. Menselijke fouten worden zo beperkt. Het is zaak om efficiënter te werken en het proces te automatiseren. Mogelijke oplossingen zijn magazijnbeheersystemen oftewel WMS (warehouse management systems).

Kleinere handelsondernemingen kunnen door de komst van cloudsoftware van deze voordelen profiteren. Een volledige controle over de opslag, uitlevering, verzending en ontvangst wordt met de nieuwe generatie magazijnsbeheersystemen mogelijk voor een vast tarief per maand. Je krijgt een compleet overzicht van je bedrijf door het integreren van order-, inkoopbeheerinformatie en voorraad. Zodoende kunnen doordachte beslissingen effectiever en makkelijk op elk moment en op elke locatie genomen worden.

3. Ketensamenwerking

Bij het succes van je bedrijf spelen de betrokken relaties en de efficiency van je toeleveringsketen een belangrijke rol. Zodra communicatie met partners geautomatiseerd verloopt, nemen nauwkeurigheid en snelheid flink toe. Door gebruik van bedrijfssoftware in de cloud, vergemakkelijk je de samenwerking van klanten en distributeurs in iedere fase van de toeleveringsketen. Dat is mogelijk dankzij realtime inzicht in de voorraden van alle ketenpartners, 24/7 en vanaf elk gewenste locatie.

Het is zeker van belang dat je realtime kunt communiceren, wanneer het magazijnbeheer is uitbesteedt. Je reduceert snel je administratietijd door te automatiseren. Tevens zorg je voor ruimere marges.

4. Je bedrijfsprocessen verbinden

Dankzij het gebruik van de juiste online bedrijfssoftware ben je in realtime op de hoogte van wat er speelt binnen je bedrijf. Zo kun je altijd de juiste beslissingen maken, door te beschikken over  volledige informatie en activiteiten binnen je bedrijf. Overal waar je bent heb je inzicht in voorraad, bestellingen, openstaande betalingen, winst- en verliesrekening via smartphone of pc.

Al je processen wordt met Cloud software verbonden en bovendien is het schaalbaar. Je kunt IT-capaciteit makkelijk opschalen bij toenemende handel. Als het even minder gaat dan kun je makkelijk je capaciteit verminderen. Je betaald alleen voor wat je gebruikt. Je wordt niet in een wurggreep gehouden door enorme investeringen.

Video

Demo video – Verkooporders scan-en-herken met ImageCapture van Scan Sys voor Exact Globe

ImageCapture genereert met behulp van deze informatie, automatisch orderregels die verder naar wens verrijkt kunnen worden. Zo kunnen kopgegevens gelijk worden aangepast, zoals afwijkende lever- of factuuradressen.

De verkooporder wordt na akkoordbevinding in Exact Globe aangemaakt. ImageCapture kan uw klant automatisch een notificatie bericht sturen, om te bedanken voor de bestelling. De bevestiging wordt tevens administratieve verwerkt. Vanuit diverse invalshoeken is het digitale orderdocument opvraagbaar, deze wordt namelijk gelijk gekoppeld aan de verkooporder.